HR Generalist / Personalreferent (m/w/d) – HR Operations, Payroll & Recruiting

das sind wir

Befristet auf 24 Monate · Start ab 1. November 2026 · Paderborn · hybrides Arbeiten · in Vollzeit oder Teilzeit möglich

Du liebst es, wenn HR-Prozesse zuverlässig laufen, Verträge und Abrechnungsdaten stimmen und Kandidat vom ersten Kontakt bis zum Onboarding professionell begleitet werden? Dann übernimm bei uns eine zentrale Rolle im operativen People & Culture Management.

Als HR Generalist / Personalreferent (m/w/d) verantwortest du unsere Personaladministration, die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung und unterstützt im Recruiting. Du bist eine verlässliche Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte und sorgst dafür, dass unsere HR-Prozesse strukturiert, termingerecht und menschlich funktionieren.

auf einen blick

• Start: 1. November 2026
• Vertragsart: befristet auf 24 Monate
• Arbeitsort: Paderborn
• Arbeitsmodell: Hybrid (durchschnittlich 3 Tage die Woche vor Ort)
• Arbeitszeit: Vollzeit
• Erfahrungslevel: mindestens zwei Jahre relevante HR-Erfahrung
• Schwerpunkte: Personaladministration, vorbereitende Payroll mit externem Steuerberatungsbüro und Recruiting
• Reisetätigkeit: Keine

deine aufgaben

• Du verantwortest die Personaladministration entlang des gesamten Employee Lifecycles – von Arbeitsverträgen und Vertragsänderungen über Bescheinigungen und Nebentätigkeitserlaubnis bis zu Arbeitszeugnissen und digitalen Personalakten.
• Du steuerst die vorbereitende Payroll: Du bereitest abrechnungsrelevante Daten vollständig und korrekt auf, prüfst sie, hältst Fristen nach und klärst Rückfragen mit Mitarbeitenden und unserem externen Abrechnungspartner.
• Du betreust unser Recruiting End-to-End – von der Abstimmung des Anforderungsprofils und der Stellenausschreibung über Screening und Interviews bis zur Angebotsphase und wertschätzenden Kommunikation mit Bewerbern.
• Du koordinierst Onboarding und Offboarding und stellst gemeinsam mit den beteiligten Teams einen vollständigen und reibungslosen Ablauf sicher.
• Du bist erste Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte bei operativen HR-Fragen und Standardprozessen. 
• Du pflegst HR-Daten, Vorlagen und Prozessdokumentationen und entwickelst wiederkehrende Abläufe pragmatisch weiter.
• Bei Maßnahmen der Personalentwicklung unterstützt du punktuell organisatorisch, beispielsweise bei Terminierung, Teilnehmendenmanagement und Dokumentation.

bist du bereit?

• Du hast mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung im operativen Personalwesen, zum Beispiel als HR Generalist, Personalreferent, HR Operations Specialist oder Personalsachbearbeiter mit erweitertem Verantwortungsbereich.
• Du hast bereits eigenständig Aufgaben in der Personaladministration übernommen und Arbeitsverträge, Vertragsänderungen, Zeugnisse oder vergleichbare HR-Dokumente vorbereitet.
• Du kennst die vorbereitende Lohn- und Gehaltsabrechnung aus der Praxis und arbeitest sicher mit abrechnungsrelevanten Daten, Fristen und Plausibilitätsprüfungen.
• Du hast mehrere Phasen des Recruitings bereits selbst betreut und möchtest Vakanzen nach deiner Einarbeitung eigenständig von der Bedarfsklärung bis zum Vertragsangebot begleiten.
• Du verfügst über anwendungsbezogene Grundlagen im deutschen Arbeitsrecht sowie im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht. Bei Sonderfällen weißt du, wann du weitere Expertise einbeziehen solltest.
• Du kommunizierst auf Deutsch mündlich und schriftlich sehr sicher. Fließende Englischkenntnisse sind für die Kommunikation mit internationalen Bewerbenden und Mitarbeitenden hilfreich.
• Eine kaufmännische Ausbildung, eine HR-Weiterbildung oder ein Studium mit Personalbezug ist willkommen. Entscheidend ist für uns deine relevante Praxiserfahrung.

Was dich bei uns erfolgreich macht

• Du arbeitest strukturiert, hältst Fristen zuverlässig nach und bringst Vorgänge konsequent zum Abschluss.
• Bei Verträgen, Payroll-Daten und vertraulichen Informationen verbindest du Sorgfalt mit einem ausgeprägten Verantwortungsbewusstsein.
• Du hast Freude an einer bewusst operativen Hands-on-Rolle und siehst professionelle Administration als Grundlage guter Personalarbeit.
• Auch bei wechselnden Prioritäten behältst du den Überblick und kommunizierst klar, verbindlich und respektvoll.
• Du arbeitest gern im Team, teilst Wissen und gestaltest saubere Übergaben.

Du erfüllst nicht jeden einzelnen Punkt? Bewirb dich trotzdem. Wenn du breite Erfahrung in der HR-Administration oder vorbereitenden Payroll mitbringst, können wir z.B. einzelne Recruitingthemen gemeinsam weiterentwickeln.

darauf kannst du dich freuen:

• 32 Urlaubstage
• Hybrides Arbeiten mit durchschnittlich drei gemeinsamen Bürotagen pro Woche in Paderborn
• Flexible Arbeitszeiten in Abstimmung mit deinem Team
• Moderne IT-Ausstattung – Mac oder Windows, du hast die Wahl
• eGym Wellpass und Corporate Benefits
• Regelmäßige Team-Events, kostenlose Getränke und ein Willkommenspaket
• Die Möglichkeit, 1 % deiner jährlichen Arbeitszeit in soziale Projekte zu investieren
• Eine strukturierte Übergabe, klare Verantwortlichkeiten und viel Eigenständigkeit im operativen People & Culture Management

dein/e ansprechpartner/in

Unser Bewerbungsprozess

1. Kennenlerngespräch: Wir sprechen über deine Motivation, deine Erfahrung und die Rahmenbedingungen der Position.
2. Experteninterview mit kurzer Praxisaufgabe: Gemeinsam schauen wir auf typische Situationen aus HR-Administration, vorbereitender Payroll und Recruiting.
3. Teaminterview: Du lernst mögliche Kolleg:innen kennen und erhältst einen realistischen Einblick in Zusammenarbeit und Arbeitsalltag.

Für deine Bewerbung reicht uns im ersten Schritt dein Lebenslauf – ein Anschreiben ist nicht erforderlich.

Klingt nach deiner nächsten Aufgabe? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.